Política de tratamiento de datos personales

Esta es la política de tratamiento de datos personales de PhoenixCode, con domicilio en Colombia. Explica qué datos personales tratamos cuando usted visita phoenixcode.ai, usa nuestros productos o se comunica con nosotros por teléfono, WhatsApp, SMS, correo electrónico o formularios, para qué los usamos y cómo puede ejercer sus derechos.

1. Responsable del tratamiento

2. Marco legal

Tratamos los datos conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que las modifiquen o complementen. Cuando los titulares se encuentren en otras jurisdicciones, aplicamos además las normas locales que correspondan.

2.1 Cuándo somos responsables y cuándo encargados

• Somos responsables de los datos de quienes nos contactan, visitan el sitio, usan nuestras licencias o son nuestros clientes y proveedores. De eso trata esta política.
• Somos encargados cuando, al prestar un servicio de análisis o migración, accedemos a datos personales que están dentro de los sistemas, el código o las bases de datos de un cliente. En ese caso el responsable es el cliente: tratamos esos datos solo según sus instrucciones y el contrato firmado con él, y las solicitudes de los titulares deben dirigirse primero a ese cliente.

3. Qué datos tratamos y para qué

3.1 Contacto comercial y atención al cliente

• Datos: nombre, empresa, cargo, correo electrónico, número de teléfono, país, el contenido de sus mensajes y la información que nos dé sobre su necesidad (tecnología, tamaño del sistema, plan de interés).
• Finalidades: responder sus solicitudes; preparar propuestas y cotizaciones; dar seguimiento comercial; prestar soporte; registrar el historial de la relación con su empresa; asignarle un responsable de cuenta.
• Teléfono en el formulario de contacto: es opcional. Solo lo conservamos si usted marca la casilla en la que acepta que lo contactemos por teléfono o WhatsApp en ese número; guardamos la fecha de esa aceptación. Lo usamos únicamente para comunicarnos con usted sobre su solicitud, y puede pedir en cualquier momento que dejemos de usarlo o que lo eliminemos.
• Dónde se atiende: las solicitudes del formulario se registran también en nuestra herramienta interna de atención al cliente, la misma en la que se gestionan las llamadas y los mensajes, para que una persona del equipo les dé respuesta.

3.2 Llamadas telefónicas, WhatsApp y SMS

• Datos: número de teléfono, fecha, duración y estado de la llamada o conversación, el contenido de los mensajes, la transcripción de las llamadas, el resumen que se genera de ellas y, cuando se lo indiquemos al inicio de la llamada, la grabación de audio o el mensaje de voz que usted deje.
• Asistente virtual: las llamadas y mensajes al número de PhoenixCode pueden ser atendidos primero por un asistente de inteligencia artificial. Se lo decimos al comenzar la conversación. El asistente puede registrar su solicitud y transferirle a una persona del equipo en cualquier momento si usted lo pide.
• Finalidades: atender la llamada o el mensaje; identificarle como cliente por su número para dirigirle a su responsable de cuenta; registrar su solicitud; dar continuidad a la conversación; control de calidad y mejora del servicio.
• Qué hace y qué no hace la inteligencia artificial: el asistente responde con información general, toma su solicitud y la pasa al equipo. No toma decisiones sobre precios, contratos ni sobre usted: esas las toma siempre una persona. Sus conversaciones no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial; las condiciones con nuestro proveedor del modelo no le permiten entrenar con ellas.
• Llamadas que nosotros iniciamos con el asistente virtual: solo las hacemos si usted nos ha autorizado previamente a contactarle por ese medio. Puede retirar esa autorización en cualquier momento.

3.3 Uso de PhoenixCode Lens y de la evaluación web

• Datos: correo electrónico asociado a la licencia, una huella técnica del equipo (identificador derivado del hardware, no contiene datos personales en claro) y contadores de uso de la licencia.
• Código fuente: Lens analiza el código en su equipo. Solo cuando usted usa la extracción de reglas con IA, o sube código a la evaluación web, se envía a nuestra API el fragmento de código del componente analizado para procesarlo con el modelo de IA. El código fuente no se usa para fines distintos a entregarle el resultado.
• Finalidades: activar y validar la licencia; prevenir el uso no autorizado; medir el consumo contratado; entregar el análisis solicitado.

3.4 Navegación en el sitio web

• Analítica: solo si usted acepta en el aviso de cookies, cargamos Google Analytics para obtener estadísticas de uso del sitio (páginas vistas, país aproximado, tipo de dispositivo). Si no acepta, no se carga ni se instala ninguna cookie de analítica.
• Su elección: se guarda en su propio navegador y puede cambiarla cuando quiera: volver a elegir sobre las cookies.
• Sin publicidad: no usamos cookies publicitarias ni de seguimiento entre sitios.
• Antispam: los formularios usan hCaptcha para evitar el envío automatizado; ese servicio recibe datos técnicos de su navegador para distinguir a una persona de un programa.

3.5 Seguridad de nuestras herramientas

• Datos: de cada intento de entrar a nuestras herramientas internas guardamos la fecha, el correo que se escribió, si el intento fue correcto, la dirección IP y el navegador. Nunca la contraseña.
• Finalidades: detectar y frenar accesos no autorizados a la información de nuestros clientes.

4. Autorización

Tratamos sus datos con su autorización previa, expresa e informada, que usted otorga al enviarnos un formulario, al activar una licencia, al escribirnos o al continuar una llamada después de haber sido informado del tratamiento, o mediante conducta inequívoca. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Conservamos prueba de la autorización.

No tratamos datos sensibles salvo que usted los comparta voluntariamente; no está obligado a hacerlo. Nuestros servicios no están dirigidos a menores de edad.

5. Encargados y transferencias internacionales

Para prestar nuestros servicios usamos proveedores que tratan datos por cuenta nuestra (encargados), cuyas condiciones de tratamiento les obligan a protegerlos y a usarlos solo para la finalidad encargada. Varios están fuera de Colombia, lo que implica una transmisión o transferencia internacional de datos, que usted autoriza al aceptar esta política:

Con estos proveedores la base de la transmisión es el contrato de servicio y sus condiciones de tratamiento de datos; con usted, la autorización que nos da. La lista se mantiene al día: si incorporamos un proveedor que trate datos personales, lo añadimos aquí.

No vendemos sus datos personales ni los compartimos con terceros para que le envíen publicidad.

Su número de teléfono. No compartimos ni vendemos su número de teléfono móvil, ni el consentimiento que nos dio para escribirle o llamarle, con terceros ni con empresas vinculadas para fines de mercadeo o promoción. Solo lo reciben los proveedores de mensajería y telefonía que transportan la comunicación (Twilio y Meta), y únicamente para eso.

6. Derechos del titular

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que hemos dado a sus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

Para dejar de recibir mensajes por WhatsApp o SMS basta con responder STOP (o «BAJA»). En una llamada, puede pedir en cualquier momento hablar con una persona o que no le volvamos a llamar.

7. Cómo presentar consultas y reclamos

Escriba a admin@phoenixcode.ai indicando su nombre, identificación, datos de contacto, la descripción de lo que solicita y, si es un reclamo, los documentos que quiera hacer valer. El área responsable de atenderlo es la gerencia de PhoenixCode. También puede llamar al +1 (786) 946-1444.

Pueden presentar la solicitud el titular, sus causahabientes o su representante o apoderado, acreditando esa calidad. El trámite es gratuito.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, le informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más, informándole el motivo. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo complete, se entiende que desistió.
• Revocatoria y supresión: puede pedirlas por el mismo canal. Las atendemos salvo que exista un deber legal o contractual de conservar el dato, y en ese caso se lo explicamos.

8. Conservación, vigencia de las bases de datos y seguridad

Conservamos los datos solo durante el tiempo razonable y necesario para las finalidades descritas. Cumplida la finalidad, los suprimimos, salvo que una obligación legal o contractual exija conservarlos.

Lo que se elimina, automáticamente o a solicitud suya, puede permanecer hasta 35 días más en las copias de seguridad, que se sobrescriben solas y no se usan para ningún otro fin.

Vigencia de las bases de datos: nuestras bases de datos estarán vigentes mientras PhoenixCode desarrolle su objeto social y subsistan las finalidades para las que se recogieron los datos, dentro de los plazos de la tabla anterior.

Seguridad: aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos: cifrado en tránsito, acceso a las conversaciones y a los datos de clientes restringido por usuario y rol, registro de los intentos de acceso y bloqueo ante intentos repetidos, y copias de seguridad.

Incidentes: si ocurre un incidente de seguridad que comprometa datos personales, lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que exige la ley y avisaremos a los titulares afectados cuando exista riesgo para ellos.

9. Cambios a esta política

Publicaremos cualquier cambio sustancial en esta página antes de aplicarlo, indicando la nueva fecha de vigencia, y lo avisaremos por el canal que usemos habitualmente con usted (correo o mensaje) cuando tengamos sus datos de contacto. Si el cambio afecta las finalidades para las que usted autorizó el tratamiento, le pediremos una nueva autorización.